パソコンに慣れない方は、書類を作る際にやり方が分からず、とても苦労すると思います。
今回は、そんなパソコン超初心者の方に向けて、請求書を0から作る手順を紹介します。
ネットで検索すれば、様々なテンプレートがダウンロードできますが、自分で作成すればオリジナルの仕様にすることができます。
慣れてしまえば、会社に会う請求書のテンプレートを検索するよりも、自作してしまった方が早いです。
たくさんの工程がありますが、ひとつひとつはとても簡単です。
今回作成する請求書の完成図はこちらです。↓↓
慣れればとっても簡単だよ☆早速やってみましょう！
ページの環境を整える
エクセルを開いて空白のブックを立ち上げます。
上のバーのページレイアウト→ページ設定と進み、用紙サイズをＡ4にします。
入力する前にページ設定を開いてＡ４でＯＫをクリックすることで、エクセル画面にＡ４サイズの点線が表示され、作成しやすくなります。
次に余白タブをクリックし、【水平】【垂直】をクリックしてチェックを入れます。
こうすることで、作成したものが印刷したときに用紙の中心にきます。
必要項目を入力する
- 発行年月日
- 請求先の会社名、担当者
- 発行者の会社名
- 会社のハンコ
- 取引内容
- 請求金額
- 振込先
- 支払期日
まずは必要項目を入力しましょう。
今回は先に必要項目をすべて入力してから、幅やフォントサイズなどの修正をかけていくやり方で進めます。
やり方をマスターしたら順番は変わっても問題ありません。
罫線を引く
請求内容の部分に罫線を引いて表にします。
表にする部分をドラックしてから、上のバーのホーム→罫線のマーク→格子をクリックします。
行の高さを変える
表ができたら、項目部分の行の高さを変えてみましょう。
矢印の部分にマウスポインタを持っていき、クリックしたままマウスを動かすと、行の高さを変えることができます。
今回は30.25にしました。
次は、残りの部分の行の高さをまとめて変更してみます。
まず、高さを変えたい行の左の数字の部分をドラッグします。
次に矢印部分を下にドラックすると、まとめて高さを変えることができます。
今回は23.25にしました。
セルの色を変える
次に、項目部分のセルの色を変更します。
ホームタブから塗りつぶしマークを選択し、好きな色をクリックします。
今回はグレーにしました。
計算式を入れる
数量と単価を入力すれば金額が自動的に出るように計算式を入れます。
【数量×単価＝金額】ですよね。
金額の欄に【＝】を入力し、数量の数字をクリックします。
次に【＊】を入力し、単価の数字をクリックします。
すると金額のセルには以下のような計算式が入力されます。
エンターキーを押すと以下のように計算の答えが表示されます。
この計算式を下のセルにもコピーします。
セルの右下の角から、コピーしたいところまでドラックすると、簡単にコピーすることができます。
次に小計金額を出します。
小計を表示するセルをクリックし、ホームタブの右端にある【∑】をクリックします。
以下のように、自動的に合計する範囲が選択されます。
エンターキーを押すと計算結果が表示されます。
次に消費税の計算式を入力します。
現在、消費税は10％なので【小計×0.1】が消費税ということになります。
消費税のセルに【＝】を入力し、小計金額をクリック。
次に【＊】を入力し【0.1】と入力します。
すると、以下のような計算式が表示されます。
エンターキーを押すと金額が表示されます。
次に合計金額を出します。
合計のセルをクリックしホームタブの右端にある【∑】をクリック。
自動的に以下のようにセルが選択されるのでエンターキーを押して金額を表示させます。
桁区切りのカンマを表示させる
ビジネス文書では、数値は桁区切りのカンマをつけて見やすく表示することは常識です。
カンマをつけたい部分をドラックし、ホームタブの中心あたりにあるカンママークをクリックします。
セルを結合させる
次は、上部の内容を見やすく整えていきましょう。
まずは、題目である「御請求書」を中心部に表示させます。
Ａ４サイズの点線部分までドラッグし、ホームタブにある【セルを結合して中央揃え】をクリックします。
セルが結合されて文字が中心に表示されます。
フォントサイズも変更しましょう。
16サイズにしました。
文字を太字にする
「御請求書」を太字で表示しましょう。
ホームタブの【Ｂ】をクリックすると文字が太字になります。
セルの内容を移動させる
セルを移動してみましょう。
Ｂのセルに入力されている年月日をⅮのセルに移動させます。
切り取って貼付けでもOKですが、単純にドラッグするだけで移動する事ができます。
請求日もⅭのセルに移動させました。
セル内の文字の表示位置を変える
このままだと不自然なスペースがあるので文字を右側に詰めます。
ホームタブにある右揃えのマークをクリックして右側に詰めて表示しましょう。
次は請求先の会社名をセルの中央に表示させましょう。
ホームタブにある中央揃えのマークをクリックします。
以下のように文字が中心に表示されました。
次に「ご請求金額」を目立つように表示します。
まずはフォントサイズを変えましょう。
14サイズにしました。
次に行の高さを変えましょう。
矢印部分をドラックして、33.75に変更しました。
文字を中央揃えにもしておきましょう。
次に、請求金額を表示させるセルを結合させます。
結合させたいセルをドラッグし、ホームタブの【セルを結合して中央揃え】をクリックします。
次に、請求金額を表示させる箇所に罫線を引いて目立たせます。
ホームタブの罫線マークをクリックし、格子をクリックします。
セルを参照させる
セルを参照するというのは、セルの値を使うということです。
請求金額のセルに合計の金額を参照させます。
請求金額のセルをクリックし【＝】を入力します。
次に合計金額をクリックします。
すると、以下のような金額が表示されます。
エンターキーを押すと以下のように、合計金額と同じ数値が表示されます。
セルの表示形式を変更する
次に、請求金額に￥マークを表示させます。
￥マークを表示させたいセルに合わせて、右クリックします。
【セルの書式設定】をクリックします。
表示形式タブの分類から【通貨】をクリックし、記号は【￥】をクリックします。
以下のように、￥マークが表示されました。
印刷プレビューで確認する
印刷プレビューで全体図を確認してみましょう。
ファイルタブから印刷をクリックすると以下のような印刷プレビューを確認することができます。
全体図を見て気になる部分を修正していきます。
詰まりすぎている箇所の行の高さを変更します。
請求先の会社名が見づらいので下線を引きます。
罫線を引きたいセルをドラッグし、ホームタブから罫線マークをクリック、【下罫線】をクリックします。
請求書には必ず会社印が必要です。
会社名の横に会社印を押したら完成です！
まとめ
ひとつの書類を作るにはたくさんの工程がありますが、一度覚えてしまえば色々な書類に応用をきかせることができます。
作成方法を順を追って記載していますが、ポイントとなる工程には見出しをつけています。
目次からジャンプすることができますのでわからない箇所だけ確認することもできます。
一度作ってしまえば繰り返し使っていけるものなので、エクセル初心者の方はぜひチャレンジしてみてください。
