小さな会社の事務員さんは売上管理も請け負っていることが多いですよね。
小さな会社で顧客別や商品別の売上を出すには、エクセルでもととなるデータベースを作成して、ピボットテーブルを活用するのがおすすめです。
ピボットテーブルの使い方をマスターすれば、もっと楽に売上集計ができるようになりますよ。
難しそうに見えますが、やり方はとても簡単です！
ピボットテーブルとは、データベースとなる表を元に作成する集計表のことです。
集計方法を自由に選択できるので、様々な角度からのデータ分析をすることができます。
ドラックやクリックだけで、めんどうな計算式や書式設定なども不要なので一度仕組みを理解すれば簡単に操作することができます。
まず必要なのは、データベースとなる表です。
日々の売上を入力していき、月末にピボットテーブルで集計すると、月毎の売上の分析ができます。
作成例は以下の通りです。
データベースの表は、日付や売上先などの見出しをつけること、空白行をいれないことに気を付けて作成しましょう。
データベースとなる表をもとにピボットテーブルを作成します。
挿入タブの左側にあるピボットテーブルをクリックします。
するとピボットテーブル作成の画面が出てきます。
テーブル範囲に勝手に表が選択されて表示されますが、範囲が正しくない場合は参照にする表をドラックして選択し直しましょう。
そして、配置する場所の選択は新規ワークシートを選択しOKをクリックします。
新しいワークシートに空のピボットテーブルが作成されました。
右側にあるピボットテーブルのフィールドの画面で、集計したい項目をドラックして集計表を作成します。
売上先別ごとの売上合計金額の集計表を出したい場合は、売上先と金額の項目を以下のようにドラックします。
すると、ワークシートに集計表が表示されます。
商品別の合計金額の集計表を出したい場合は、商品名と金額の項目を以下のようにドラックします。
売上先別に合計金額をだして、さらに購入した商品毎の合計金額も表示させたい場合は、以下のようにドラックします。
このように、ピボットテーブルを使うと、画面構成も表示させたい項目もドラック、クリックで簡単に作成することができます。
ピボットテーブルは、データベースの表に変更があっても自動的に更新されません。
データの追加があったら範囲を修正したり、修正があったら更新する必要があります。
まずピボットテーブル内をクリックし、ピボットテーブル分析タブのデータソースの変更をクリックします。
テーブルまたは範囲を選択で表の範囲をドラックして選択しOKをクリックします。
データベースの表に変更があった場合は、ピボットテーブル内をクリックし、ピボットテーブル分析タブの更新をクリックします。
ピボットテーブルでは桁区切りのカンマの表示設定はされていません。
カンマを入れて見やすくなるように表示形式を変更してみましょう。
ピボットテーブル内の数値を右クリックし、表示形式をクリックします。
セルの書式設定の画面が表示されるので、数値を選択し、桁区切り(，)を使用するをクリックしてチェックをつけOKをクリックします。
カンマが表示され見やすくなりました！
集計表を元にグラフを作成すると、数値の増減が視覚的に分かりやすくなり、より分析しやすい資料を作成することができます。
ピボットテーブル内をクリックし、ピボットテーブル分析タブからピボットグラフを選択します。
グラフ挿入画面が表示されるので、作成したいグラフを選択しOKをクリックします。
ワークシートにグラフが挿入されました。
視覚的にもどの顧客が売上が高いか、一目瞭然ですね。
グラフの要素を変更したい場合は、右の＋をクリックすると以下のような画面が出てくるので自由に選択できます。
グラフの色やスタイルを変更したい場合は、筆のマークをクリックすると以下のような画面が表示されるので、自由に選択して見やすく編集することができます。
データベースの表さえ作成できれば、売上報告の際のデータ集計はピボットテーブルを使って簡単に作成することができます。
エクセルの便利な機能を使いこなして、効率的に業務をこなしていきましょう。
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